Nicht jedes Projekt braucht jedes Dokument. Dokumente entstehen entlang des Projektverlaufs, nicht auf Vorrat – entscheidend ist wann und wofür sie eingesetzt werden.

Wie die Projektdokumente im Projekt zusammenhängen:

Projektarbeitsblatt → Denken

Hilft, eine Projektidee zu verstehen, einzuordnen und zu strukturieren.

Projektantrag → Entscheidung vorbereiten

Dient dazu, ein Projekt genehmigen zu lassen und den Aufwand realistisch einzuschätzen.

Projektauftrag → Beauftragung

Startet das Projekt verbindlich und klärt Verantwortung und Rahmen.

Projekthandbuch → Kommunikation

Zur internen Kommunikation und Dokumentation

Lastenheft → Erwartung (WAS & WARUM)

Beschreibt, was der Auftraggeber benötigt und warum – ohne Lösungsvorgaben.

Pflichtenheft → Umsetzung (WIE & WOMIT)

Beschreibt, wie die Anforderungen umgesetzt werden und welche Mittel eingesetzt werden.

Testprotokolle → Nachweis

Zeigen, dass geprüft wurde und welche Ergebnisse die Tests geliefert haben.

Übergabe- / Abnahmeprotokoll → Verantwortung wechselt

Markiert den formalen Abschluss des Projekts und die Übergabe in den Betrieb.

Projektdokumentation → Nachvollziehbarkeit

Erklärt den Projektverlauf für Außenstehende (z. B. Auftraggeber oder Prüfer).

Projektabschlussbericht / Lessons Learned → Lernen (intern)

Hilft dem Unternehmen, aus dem Projekt zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen.

Projektpräsentation → Präsentieren & Bewerten

Stellt Projekt, Entscheidungen und Ergebnis kompakt dar.

Dokumente unterstützen das Projekt – sie ersetzen keine Entscheidungen.